Accordo sul trattamento dei dati

Allegato A al Contratto di abbonamento a Idrosync

Tra l'impresa che accetta il Contratto di abbonamento (il "Titolare")
e Magiaslab di Alessandro Cipriani, ditta individuale, Via Aurelia Sud 29/i, 57027 San Vincenzo (LI), P.IVA 01871370498, PEC magiaslab@pec.it (il "Responsabile" o "noi").

L'accordo si accetta con il Contratto, con la stessa casella, anche durante la prova gratuita, e vale finché trattiamo dati per conto del Titolare.

1. Oggetto e istruzioni

Trattiamo i dati personali che il Titolare e le sue persone inseriscono in Idrosync solo per fornire il servizio descritto nel Contratto. Il Contratto, questo accordo e le impostazioni che il Titolare sceglie nell'app sono le sue istruzioni documentate. Altre istruzioni il Titolare le può dare per iscritto, anche per email. Se secondo noi un'istruzione viola il GDPR, lo diciamo subito e possiamo non eseguirla finché non è chiarita.

I dettagli (dati, persone, durata) sono nell'allegato 1.

2. I nostri obblighi

a) Trattiamo i dati solo secondo le istruzioni del Titolare, salvo che lo imponga la legge. In quel caso lo avvisiamo, se la legge lo permette.
b) Ai dati accedono solo persone tenute alla riservatezza. Oggi è il solo Alessandro Cipriani, e solo quando serve (assistenza richiesta dal Titolare, problemi tecnici, sicurezza). Se si aggiungono collaboratori, firmano un impegno di riservatezza.
c) Applichiamo le misure di sicurezza dell'allegato 2 e le aggiorniamo se cambia il rischio.
d) Non usiamo i dati per scopi nostri. Possiamo usare statistiche anonime e aggregate sull'uso del servizio, dalle quali non si può risalire al Titolare né alle persone.
e) Non vendiamo i dati e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Usiamo fornitori di modelli le cui condizioni per le API escludono l'addestramento sui dati inviati (vedi l'elenco dei sub-responsabili).
f) Aiutiamo il Titolare a rispondere alle richieste degli interessati (artt. 15-22): accesso, rettifica, cancellazione, esportazione dei dati di un cliente o di un dipendente. Se una richiesta arriva a noi, la inoltriamo al Titolare entro 5 giorni lavorativi e non rispondiamo nel merito senza il suo accordo.
g) Aiutiamo il Titolare negli obblighi degli articoli 32-36 (sicurezza, violazioni, valutazione d'impatto, consultazione del Garante), per quanto riguarda Idrosync.
h) Teniamo il registro dei trattamenti svolti come responsabile (art. 30.2).
i) Mettiamo a disposizione le informazioni per dimostrare il rispetto di questo accordo (punto 7).

3. Sub-responsabili

Il Titolare ci autorizza in modo generale a usare sub-responsabili. L'elenco aggiornato è su idrosync.it/sub-responsabili e fa parte di questo accordo (allegato 3).

Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile aggiorniamo l'elenco e lo comunichiamo per email all'amministratore dell'account almeno 15 giorni prima. Il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati. Se non troviamo una soluzione, può disdire con il rimborso della parte di abbonamento già pagata e non usata.

Imponiamo ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi e rispondiamo verso il Titolare del loro operato.

4. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I sub-responsabili trattano i dati nell'Unione europea (il database e le funzioni dell'app sono a Francoforte). Alcuni sono società con sede negli Stati Uniti: per loro valgono le clausole contrattuali tipo della Commissione europea e, per le società certificate, il Data Privacy Framework (capo V del GDPR). Se in futuro un fornitore dovesse trattare dati fuori dall'UE, lo faremo solo con queste garanzie e lo comunicheremo come previsto al punto 3. L'elenco dei sub-responsabili dice per ognuno dove tratta i dati.

5. Violazioni dei dati

Se veniamo a sapere di una violazione che riguarda i dati del Titolare, la comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, all'email dell'amministratore dell'account. Diciamo, per quanto noto: cosa è successo, quali dati e quante persone circa, le conseguenze probabili, cosa abbiamo già fatto e cosa proponiamo. Le informazioni che mancano arrivano appena le abbiamo.

Decide il Titolare se avvisare il Garante (entro 72 ore, art. 33) e le persone interessate. Noi non lo facciamo al suo posto, salvo richiesta scritta.

6. Fine del trattamento

Quando l'abbonamento finisce:

• l'account resta in sola lettura e il Titolare può esportare i suoi dati (CSV, PDF, file originali), come scritto al punto 14 del Contratto;
• entro 90 giorni dalla fine cancelliamo noi dati e file, e mandiamo un avviso per email almeno 30 giorni prima;
• dai backup spariscono entro i 14 giorni successivi.

Il Titolare può chiedere la cancellazione prima: la facciamo entro 30 giorni dalla richiesta e la confermiamo per email. Restano solo i dati che la legge ci obbliga a tenere per conto nostro (per esempio le fatture emesse al Titolare), che non sono dati trattati per suo conto.

7. Verifiche

Su richiesta scritta, una volta all'anno o dopo una violazione, rispondiamo entro 30 giorni a un questionario sulla sicurezza e mostriamo i documenti pertinenti (registro, elenco dei sub-responsabili, misure dell'allegato 2). Se le risposte non bastano, il Titolare può chiedere un'ispezione con preavviso di almeno 30 giorni, fatta da lui o da un revisore tenuto alla riservatezza, in orario lavorativo e a sue spese. Le verifiche sui sub-responsabili si fanno con le loro certificazioni e i loro rapporti.

8. Obblighi del Titolare

Il Titolare:

• ha una base giuridica per i dati che inserisce e dà l'informativa ai suoi clienti e ai suoi dipendenti, anche sull'uso di Idrosync e dei sub-responsabili;
• avvisi ai clienti: le email che Idrosync manda ai suoi clienti partono con il nome della sua ditta e le decide lui. WhatsApp e SMS li manda lui dal telefono della ditta, non partono da Idrosync. Li usa solo per comunicazioni di servizio (promemoria di manutenzione, preventivi, appuntamenti) o con il consenso del cliente;
• firma dei clienti: informa i suoi clienti che la firma sul rapportino si salva con data, ora e indirizzo IP del dispositivo;
• posizione: quando un tecnico chiude un intervento l'app chiede la posizione al telefono e la salva con la firma del cliente, per provare dove e quando è stato fatto il lavoro; nei sopralluoghi il tecnico può acquisirla con un pulsante. Il permesso lo chiede il telefono al tecnico; se lo nega, l'intervento si chiude senza coordinate. Non c'è tracciamento continuo. La posizione resta con l'intervento e la vedono le persone del Titolare che possono aprirlo. La base giuridica è del Titolare. Il Titolare informa i tecnici e i clienti e rispetta le regole sul controllo a distanza dei lavoratori (art. 4 della legge 300/1970 e art. 114 del Codice privacy);
• chi vede cosa: decide quali persone vedono il lavoro di tutti (impostazione del profilo di ogni persona). Per i tecnici l'impostazione di partenza è che vedano solo il lavoro assegnato a loro;
• non inserisce categorie particolari di dati (salute, dati giudiziari) se non servono al lavoro. Se servono (per esempio un accesso per persone con disabilità), scrive solo il minimo;
• tiene riservate le credenziali delle sue persone e toglie l'accesso a chi non lavora più con lui.

9. Responsabilità

Per questo accordo valgono i limiti di responsabilità del Contratto (punto 17), salvo i casi in cui il GDPR (art. 82) non consente di limitarla verso gli interessati.

10. Durata, prevalenza, legge

L'accordo dura quanto il trattamento per conto del Titolare. Se contrasta con il Contratto, sui dati personali prevale questo accordo. Legge italiana, foro di Livorno.

Allegato 1: dettagli del trattamento

Allegato 2: misure di sicurezza

• Separazione tra clienti. Ogni impresa ha il suo account. I dati sono separati per impresa nel database e in ogni richiesta del programma.
• Accessi. Password conservate in forma non leggibile, accesso con Google, chiave di accesso (passkey) e verifica in due passaggi disponibili. Ruoli diversi per amministratore, ufficio e tecnici.
• Chi vede cosa. I tecnici vedono solo il lavoro assegnato a loro, salvo che l'amministratore dia a una persona il permesso di vedere il lavoro di tutti. I tecnici non ricevono costi e margini.
• Registro delle attività. Le modifiche ai dati restano in un registro consultabile dal Titolare, tenuto 90 giorni.
• Accesso del fornitore. Se il Titolare ci chiede assistenza, possiamo entrare nel suo account dalla console. L'app mostra un avviso mentre siamo dentro e l'accesso resta registrato.
• Trasmissione. Connessioni protette (HTTPS) su app e API.
• Backup. Copia giornaliera del database su Cloudflare R2, tenuta 14 giorni. Le esportazioni complete scadono dopo 48 ore.
• Segreti. Le chiavi dei servizi esterni stanno nelle impostazioni dei server, non nel codice.
• Errori. Sentry riceve gli errori senza dati personali predefiniti. Le registrazioni della schermata nell'app partono solo in caso di errore e coprono testi, campi e immagini.
• Pagamenti. I dati delle carte del Titolare li tratta Stripe, non noi.
• Intelligenza artificiale. Ai modelli vanno solo i dati che servono alla funzione richiesta (per la proposta del giro, gli indirizzi e le coordinate degli immobili, non le posizioni dei tecnici). L'import dei file manda al modello le intestazioni e 5 righe di esempio. Ogni uso dell'AI resta in un registro dei consumi.
• Verifica del codice. Il codice è stato sottoposto a un controllo di sicurezza il 17/10/2026. I problemi trovati sono stati corretti.